Vie associative #COVID-19

Spécial Vie associative #Covid 19

Dans le cadre d’évolution du contexte de l’épidémie de Covid-19, nous sommes tous confrontés à une situation exceptionnelle et méconnue.
Face à cette situation, le CNEA répond aux nombreuses questions des associations afin de les aider à appréhender cette situation exceptionnelle. 

N’hésitez pas à consulter régulièrement le site : https://www.associations.gouv.fr/covid.html

 

Réponse rédigée par le Mouvement Associatif en partenariat avec France Générosité dans son document intitulé : #COVID-19 : FOIRE AUX QUESTIONS

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Puis-je reporter l’Assemblée Générale de mon association ?

Oui, dans les conditions définies par ordonnance.

L’article 11 de la loi d’urgence relative à l’épidémie de Coronavirus précise qu’il sera procédé à une « simplification et adaptation des conditions dans lesquelles les assemblées et les organes dirigeants collégiaux des personnes morales de droit privé et autres entités se réunissent et délibèrent ainsi que les règles relatives aux assemblées générales ».

L’ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 a prorogé de 3 mois les délais imposés par les textes législatifs ou réglementaires ou par les statuts de l’association. Cette mesure est applicable à partir du 12 mars 2020.

Puis-je organiser une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire au sein de mon association ?

L’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 a précisé que l’assemblée générale ordinaire ou extraordinaire peut exceptionnellement se tenir sans que les membres de l’organisme soient présents physiquement, soit par conférence téléphonique, soit par conférence audiovisuelle.

Qui est habilité à prendre la décision ?
Il s’agit de l’instance ou de la personne désignée par les statuts ou éventuellement le règlement intérieur qui est compétente pour convoquer l’assemblée, tel que désigné par les statuts (voire du règlement intérieur) de l’association.

Pour quels objets de décision ?
Les assemblées peuvent statuer sur l’ensemble des décisions relevant de leur compétence telles qu’elles sont déterminées dans les statuts de l’association, essentielles à leur fonctionnement et dont l’ajournement pourrait avoir des conséquences significatives sur leur financement ou sur leurs membres. C’est ainsi par exemple, que sont concernées les décisions relatives à l’approbation des comptes.

Comment communiquer un document ou une information préalablement à la tenue d’une assemblée ?
Il est possible de transmettre par message électronique à l’adresse indiquée par le membre, un document ou une information préalablement à la tenue d’une assemblée quand un membre en fait la demande et que la communication de ce document ou de cette information est prévue par les dispositions propres à chaque assemblée.

Quelles conditions de vote pour qu’une décision soit prise régulièrement ?
Les membres votent à l’assemblée selon les modalités prévues par les statuts. Cependant, l’instance ou la personne, désignée par les statuts (voire même par le règlement intérieur) pour convoquer l’assemblée, peut décider que sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité, les membres qui participent par une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification.

Ils peuvent aussi être réunis de cette même manière même si les statuts ou le règlement intérieur ont interdit cette possibilité.

Il est à noter également que les moyens techniques mis en oeuvre doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations. En effet, la décision ne sera pas considérée comme étant prise régulièrement si les moyens de visioconférence ou de télécommunication ne respectent pas les caractéristiques permettant de garantir l’intégralité des débats. Il faut donc que l’organisme dispose des moyens techniques adéquats et notamment ceux permettant d’assurer l’identification des membres.

Quels moyens de convocation ?
Les membres sont convoqués par tout moyen permettant d’assurer leur information effective de la date et de l’heure de l’assemblée, ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des droits attachés à leur qualité de membre.

Si l’autorité compétente ou la personne déléguée a déjà accompli tout ou partie des formalités de convocation de l’assemblée avant le 25 mars 2020 (date d’entrée en vigueur de l’ordonnance) en vue d’une assemblée appelée à se tenir après cette date, et qu’il décide d’utiliser les mesures de tenue d’assemblée et de votes par conférence téléphonique ou audiovisuelle, les membres doivent en être informés par tous moyens permettant d’assurer leur information effective trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée.
Il est à noter qu’il n’est pas nécessaire de renouveler les formalités de convocation qui ont déjà été accomplies pour que la convocation soit considérée comme régulière.
Il est à noter aussi qu’il conviendra d’accomplir les formalités de convocation restant au jour de la décision conformément aux statuts (voire au règlement intérieur).

Certains appels à projets nationaux prévoyaient des dates limites de dépôts des dossiers pendant cette période de confinement, est-ce que ces dates sont maintenues ?

Pour de nombreux appels à projet, les dates sont prolongées.

La date de dépôt de dossiers de demande de subvention 2020 est prolongée pour certains appels à projets nationaux non clôturés (partenariat DJEPVA-Jeunesse Education populaire, appel à projets au titre de l’expérimentation du soutien aux partenariats de recherche des associations). Les dates de clôture seront indiquées sur le site internet associations.gouv.fr

Mon association ne pourra pas réaliser l’action prévue, bénéficiant d’une subvention publique, sur cette période. L’autorité administrative peut-elle me mettre en faute ?

Non.

Le droit prévoit qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire un évènement indépendant, imprévisible et irrésistible, comme c’est le cas actuellement, il ne peut y avoir de faute des parties.
Ainsi l’association qui a engagé des frais en amont de l’épidémie pour réaliser une action bénéficiant d’une subvention publique mais qui n’a pas pu tout réaliser :

                – soit pourra décaler la fin du projet, éventuellement sur une partie de 2021,
               – soit ne pourra pas du tout conclure le projet.

Dans les deux cas, l’autorité administrative ne peut lui en tenir rigueur. Il est évident que l’autorité administrative pourra inciter l’association à décaler le projet et vérifiera l’importance des sommes engagées par rapport au montant de la subvention avant la publication du décret n° 2020-260 du 16 mars 2020 portant réglementation des déplacements dans le cadre de la lutte contre la propagation du virus covid-19.

Si l’action a été arrêtée et qu’il demeure des crédits publics non utilisés, l’autorité administrative pourra en demander le reversement ou les affecter à un nouveau projet porté par l’association.

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